En entreprise il est parfois intéressant de mettre en place une boite partagée plutôt qu’une boite mail classique avec une licence. On va voir pour quels cas d’usage est faite une boite partagée et comment la mettre en place.
Cas d’usage
Le cas le plus fréquent pour l’utilisation d’une boite partagée est pour les adresses génériques gérée par plusieurs personnes en simultanées. Je pense par exemple au boite mail du style :
- contact@mondomaine.com
- direction@mondomaine.com
L’avantage de cela, c’est que la boite peut être déléguée à autant de personne que nécessaire (S’il dispose d’un compte mail avec licence).
Nous aurons donc une vue claire de qui peut faire quoi sur cette boite.
Le deuxième cas d’usage est pour le départ des salariés. Parfois des collaborateurs ou la direction ont besoin d’accéder à sa boite mail et l’historique car l’adresse reçois toujours des mails.
Dans ce cas on bascule la boite mail utilisateur en boite partagée et on retire la licence attribuée.
Mise en place
Pour la mise en place, il suffit de cliquer sur l’adresse mail souhaitée et cliquer sur « Convertir en boite partagée »
Conclusion
La boite partagée est donc une superbe fonctionnalité qui tôt ou tard sera à implémenter dans votre tenant.